Professionelles Dokumentenmanagement mit SharePoint Online. Versionierung, Metadaten und Compliance für Schweizer Unternehmen. CNEXT Bern.
Ja. SharePoint Online bietet alle Kernfunktionen eines modernen DMS: versionierte Dokumentenbibliotheken, Metadaten-basierte Suche, automatische Aufbewahrungsrichtlinien, digitale Genehmigungsworkflows und Integration in Office-Anwendungen. CNEXT ergänzt die Basisplattform mit Custom Metadatenmodellen und Integrationslösungen.
SharePoint ist ein aktives, kollaboratives DMS – Dokumente werden direkt bearbeitet, versioniert und geteilt. Klassische Archivsysteme sind meist reine Ablagesysteme ohne Bearbeitungsfunktionen. Für regulatorische Langzeitarchivierung (z. B. 10 Jahre nach nDSG/OR) ergänzt CNEXT SharePoint mit Microsoft Purview Compliance-Features.
Ja. Mit Microsoft Purview (ehemals Compliance Manager) bietet SharePoint Online Sensitivity Labels, Retention Policies, DLP-Regeln und Audit Logs – alle Bausteine für eine nDSG-konforme Dokumentenverwaltung in der Schweiz. CNEXT berät Sie bei der Konfiguration und Governance.
SharePoint Online speichert standardmässig 500 Versionen pro Dokument. Ältere Versionen werden bei Überschreitung automatisch gelöscht, können aber auf 100, 50 oder eine beliebige Zahl reduziert werden. CNEXT empfiehlt für regulierte Branchen eine Versionshistorie von mindestens 50 Versionen mit automatischer Bereinigung.
Ja. SharePoint unterstützt benutzerdefinierte Metadatenfelder (Managed Metadata), Term Stores und Content Types. Microsoft Syntex (KI-gestützte Inhaltsverarbeitung) kann Metadaten automatisch aus Dokumenten extrahieren. CNEXT entwirft Metadatenmodelle, die die Suche und Compliance-Anforderungen optimal unterstützen.
SharePoint-Dokumente können direkt in Word, Excel und PowerPoint geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden — ohne Download. Co-Authoring ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten durch mehrere Nutzer. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert und versioniert. CNEXT konfiguriert optimale Office-Integration für Ihre Gerätelandschaft.
Einfache DMS-Setups auf SharePoint (Bibliotheksstruktur, Metadatenmodell, Berechtigungen, Schulung) beginnen ab CHF 5'000. Komplexere Projekte mit KI-gestützter Klassifizierung (Microsoft Syntex), Retention Policies und Integration in ERP-Systeme werden individuell kalkuliert. CNEXT führt auf Wunsch eine kostenlose Bedarfsanalyse durch.