Fachstand: 8. September 2026. Berufsgeheimnis und Datenschutz verlangen eine dem Risiko angemessene Organisation. SharePoint kann diese unterstützen, macht eine Ablage aber nicht allein durch ihren Aufbau «rechtskonform». Erforderlich sind eine rechtliche und technische Prüfung, klare Zuständigkeiten sowie wirksame Kontrollen.
Was tatsächlich getrennt werden muss
Art. 321 StGB schützt das Berufsgeheimnis der dort genannten Berufsgruppen. Das Datenschutzgesetz verlangt insbesondere angemessene technische und organisatorische Massnahmen. Daraus folgt nicht wörtlich, dass intern nie jemand Daten verschiedener Mandate sehen darf; Zugriffe müssen vielmehr nach Aufgabe, Geheimhaltungspflicht und Need-to-know festgelegt werden. Massgebend sind der konkrete Mandatstyp und die anwendbaren Berufs- und Aufsichtsregeln. Quellen: Fedlex – Art. 321 StGB und Fedlex – Art. 8 DSG (abgerufen am 8. September 2026).
Architekturen für SharePoint
Eigene Site pro Mandant oder Mandat
Separate Sites mit eigenen Gruppen und restriktiver externer Freigabe reduzieren unbeabsichtigte Überschneidungen. Das ist eine logische Berechtigungsgrenze, aber keine vollständige technische Isolation wie bei getrennten Microsoft-365-Mandanten. Tenant-Administratoren, Compliance-Funktionen und falsch konfigurierte Freigaben bleiben zu berücksichtigen.
Zentrale Bibliothek
Metadaten und Ansichten sind keine Sicherheitsgrenze. Eine zentrale Bibliothek ist nur vertretbar, wenn alle berechtigten Personen sämtliche darin abgelegten Mandate sehen dürfen. Falls Zugriffe pro Mandat variieren, sind separate Sites oder Bibliotheken mit sauber verwalteten Gruppen meist besser prüfbar als viele Einzelberechtigungen.
Microsoft empfiehlt, Berechtigungen bei gruppenverbundenen Team-Sites über die Microsoft-365-Gruppe zu verwalten. Externe Freigabe wird sowohl auf Organisations- als auch auf Site-Ebene gesteuert; die restriktivere Einstellung gilt. Quelle: Microsoft Learn – Sharing and permissions in SharePoint (abgerufen am 8. September 2026).
Kontrollen statt Absolutversprechen
- Gruppen nach Rolle und Mandat führen; Einzelberechtigungen vermeiden oder dokumentieren.
- Gastzugriffe mit Ablauf, regelmässigen Access Reviews und einem geprüften Austrittsprozess verwalten.
- Freigabelinks, Synchronisation, Downloads und administrative Rollen in das Schutzkonzept einbeziehen.
- Aufbewahrung und Löschung nach Aktenart und Rechtsgrundlage festlegen; eine pauschale Frist für sämtliche Mandantendokumente ist nicht sachgerecht.
Purview Audit: 180 Tage sind der Standard
Die frühere Angabe von 90 Tagen ist überholt. Microsoft nennt für Audit (Standard) seit dem 17. Oktober 2023 standardmässig 180 Tage. Audit (Premium) bewahrt Exchange-, SharePoint-, OneDrive- und Entra-Auditdatensätze von entsprechend lizenzierten Nutzenden standardmässig ein Jahr auf; für Nicht-E5- und Gastnutzende bleiben es 180 Tage. Längere beziehungsweise zehnjährige Aufbewahrung hat zusätzliche Lizenz- und Richtlinienanforderungen. Audit protokolliert unterstützte Ereignisse – nicht pauschal «jede Dateioperation». Quelle: Microsoft Learn – Audit log retention policies (abgerufen am 8. September 2026).
Fazit
SharePoint kann eine nachvollziehbare Mandantentrennung ermöglichen, wenn Informationsarchitektur, Gruppen, externe Freigabe, Audit und Rezertifizierung zusammen geplant werden. Eine automatische Garantie der Rechtskonformität oder vollständigen Isolation wäre dagegen nicht belastbar.